Am Anfang steht eine Vollständigkeitsmatrix: jedes Kapitel, jede erwartete Dokumentklasse, dazu Status, Quelle und Verantwortlicher. Diese Matrix ist das eigentliche Arbeitsmittel. Sie zeigt in jeder Woche, welche Position noch offen ist, wer sie beschafft und ob eine Behörde, ein Verwalter oder ein Dienstleister die Quelle ist. Am Ende wird sie selbst Teil des Datenraums und dient als Nachweis, was zu welchem Zeitpunkt bereitgestellt wurde.
Dateien werden einheitlich benannt, bevor sie hochgeladen werden: Kapitelnummer, Objektkennung, Dokumentklasse, Vertragspartner und das Datum des Dokuments, nicht das des Scans. Ein Mietvertrag ohne Nachträge wird als solcher gekennzeichnet, damit später niemand annimmt, die Kette sei vollständig. Bei Portfolios wird die Konvention einmal festgelegt und für jedes Objekt identisch angewendet, damit sich Objekte nebeneinander vergleichen lassen.
Neue Fassungen ersetzen alte nicht stillschweigend. Wir legen sie als Version an, die alte Fassung bleibt sichtbar und datiert. Das ist wichtig, weil eine spätere Diskussion darüber, welcher Stand wann im Datenraum lag, ohne diese Historie nicht zu führen ist. Das Aktivitätsprotokoll hält dazu Zugriff, Herunterladen und Rechteänderung mit Zeitstempel und Benutzerkennung fest; es wird fortlaufend geführt und lässt sich exportieren.
Der Datenraum ersetzt kein handels- oder steuerrechtliches Archiv. Aufbewahrungs- und Löschfristen je Dokumentart geben Sie vor, abgeleitet aus Ihren Pflichten nach § 257 HGB und § 147 AO sowie Ihrem Löschkonzept; wir bilden sie technisch ab.
Personenbezogene Angaben in Mietverträgen, Mieterlisten und Korrespondenz schwärzen wir vor Freigabe der ersten Phase, soweit Sie das so entscheiden. Üblich ist, in Phase eins mit pseudonymisierten Mieterbezeichnungen zu arbeiten und die ungeschwärzten Fassungen erst einem engeren Kreis zu öffnen. Wir setzen diese Entscheidung technisch um und dokumentieren, welche Fassung welcher Gruppe zugänglich war. Ob und in welchem Umfang geschwärzt wird, entscheiden Sie beziehungsweise Ihre Rechtsberatung; wir beraten dazu nicht rechtlich.
Vor der Freigabe prüfen wir den Datenraum aus der Perspektive der Gegenseite: Wir melden uns mit einem Testzugang jeder Gruppe an und sehen nach, was diese Gruppe tatsächlich sieht. Erst danach geht der Datenraum an die erste Bietergruppe.
