Anwendungsfälle

Der Dauerdatenraum folgt einer anderen Logik als der Transaktionsdatenraum. Er ist nicht auf einen Stichtag optimiert, sondern auf Fortschreibung. Nachträge zu Mietverträgen, aktualisierte Prüfberichte, jährliche Betriebskostenabrechnungen, geänderte Dienstleisterverträge und laufende ESG-Daten werden dort eingestellt, wo sie fachlich hingehören, und nicht in einem Ordner mit Jahreszahl abgelegt. Entscheidend sind Metadaten: Objektkennung, Dokumentklasse, Gültigkeit von und bis, Vertragspartner, Status und Vertraulichkeitsstufe.

Damit lassen sich Aufgaben abbilden, die ein reines Laufwerk nicht leisten kann. Prüffristen aus der Betreiberverantwortung werden sichtbar, weil zu jedem Prüfbericht ein Gültigkeitsende hinterlegt ist. Kündigungs- und Optionsfristen aus Miet- und Dienstleisterverträgen lassen sich auswerten. Und der Exit wird vorbereitet, ohne dass ein neuer Datenraum entsteht: Über die Kennzeichnung der Dokumentklassen erzeugen wir aus dem laufenden Datenraum den Transaktionsindex und sehen, welche Kapitel für einen Verkauf noch fehlen.

Der zweite wiederkehrende Anlass ist der Wechsel des Managers. Beim Wechsel des Property oder Asset Managers ist der Datenraum der Übergabepunkt. Der abgebende Dienstleister spielt seine Unterlagen ein, die Vollständigkeit wird gegen den Katalog geprüft, der neue Dienstleister erhält Zugriff mit eigenen Rechten, der bisherige verliert ihn zum Stichtag. Das Aktivitätsprotokoll dokumentiert, wer wann welche Unterlagen eingestellt und abgerufen hat. Für Mieterakten gilt eine eigene Löschlogik, getrennt von den Aufbewahrungsfristen der übrigen Unterlagen; die Fristen und Kriterien geben Sie vor.

Eine Abgrenzung gehört dazu. Der Datenraum ist die führende Objektakte für die Steuerung des Bestands. Er ersetzt kein Buchführungs- oder Archivsystem; die Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen nach den handels- und steuerrechtlichen Vorgaben bleibt Sache des Unternehmens.

Die Bauakte ist umfangreicher und volatiler als eine Bestandsakte. Genehmigungsstand mit Auflagen und Nebenbestimmungen, Tekturen, Bauvorbescheide, städtebauliche und Erschließungsverträge bilden die rechtliche Basis. Daneben laufen Projektkalkulation, Kostenverfolgung nach DIN 276, Bauzeitenplan sowie Baufortschritts- und Monitoringberichte. Bei einem Forward Deal prüft der Käufer genau diese Ebene, ergänzt um Vorvermietungsstand, unterschriebene Mietverträge und die Bonität des Generalunternehmers.

Ein eigener Bereich gehört dem Nachtragsmanagement. Nachträge, Bedenkenanmeldungen, Behinderungsanzeigen, Terminverschiebungen und Pönalen entscheiden über das wirtschaftliche Ergebnis und sind später Gegenstand der Prüfung durch Käufer, Finanzierer und Wirtschaftsprüfer. Wir legen sie mit Datum, Status und Bezug zum jeweiligen Gewerk ab, sodass die Kette aus Anmeldung, Prüfung, Beauftragung und Abrechnung nachvollziehbar bleibt.

Der kritische Moment ist die Übergabe an den Bestandshalter. Abnahmeprotokolle, Mängellisten mit Erledigungsnachweis, Revisionsunterlagen, Bedienungsanleitungen und Wartungsverträge müssen vollständig übergehen. Vor allem gilt das für den Gewährleistungsspiegel mit den vertraglich maßgeblichen Fristen, also § 634a BGB beziehungsweise § 13 Abs. 4 VOB/B bei Einbeziehung der VOB/B, und für die zugehörigen Bürgschaften. Wir übernehmen die Fristen aus den Verträgen und machen sie auswertbar; die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihren Beratern. Hier entstehen die späteren Verluste: Laufende Gewährleistungsansprüche werden faktisch wertlos, wenn niemand mehr weiß, wann sie enden und wer sie hält. Wir führen die Bauakte deshalb so, dass sie am Tag der Übergabe ohne Umbau zur Bestandsakte wird.

Der Datenraum begleitet den Zyklus eines Fondsobjekts von der Ankaufsprüfung an. Für die Vorlage im Anlageausschuss werden Objektunterlagen, Bewertungsgrundlagen, Business Plan und die Ergebnisse der Due Diligence in einer nachvollziehbaren Fassung bereitgestellt. Die Ausschussmitglieder erhalten einen eigenen, lesenden Bereich mit Wasserzeichen. Sitzungsunterlagen, Beschlussvorlagen und Protokolle liegen dort in einer Reihenfolge, die auch Jahre später verständlich bleibt.

Im laufenden Betrieb bündelt der Datenraum die Unterlagen, die regelmäßig von mehreren Seiten angefordert werden. Die externen Bewerter benötigen Mieterliste, Vertragsanlagen, Flächennachweise und Instandhaltungsplanung zu jedem Bewertungsstichtag. Die Verwahrstelle benötigt die Unterlagen für das Eigentumsverzeichnis und für zustimmungspflichtige Geschäfte nach den §§ 83, 84 KAGB, etwa bei Erwerb, Veräußerung und Belastung sowie bei Änderungen von Erbbaurechtsverträgen. Der Abschlussprüfer greift auf denselben Unterlagenbestand zu. Werden diese Anforderungen einmal sauber strukturiert, lassen sich die Unterlagen zu jedem Stichtag aus dem Datenraum bereitstellen, statt sie erneut per Mail zusammenzustellen.

Für das Anlegerreporting entsteht ein eigener Bereich je Berichtsperiode: Quartals- und Jahresberichte, Objektberichte, Bewertungsergebnisse, Mitteilungen an die Anleger. Die Zugriffsrechte werden je Anleger oder Anlegergruppe vergeben, sodass jeder ausschließlich die ihn betreffenden Unterlagen sieht. Auslagerungen an Property Manager und andere Dienstleister lassen sich abbilden, indem diese in abgegrenzten Bereichen arbeiten und ihre Lieferungen im Aktivitätsprotokoll dokumentiert sind. Der Datenraum liefert damit die Dokumentation; die aufsichtsrechtliche Bewertung der Prozesse bleibt Sache der Gesellschaft und ihrer Berater.