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STRATON Datenraum

Ablauf und Einrichtung

Ein Datenraum ist technisch in kurzer Zeit angelegt. Brauchbar wird er erst durch die Struktur und durch die Unterlagen, die darin liegen. Diese Seite beschreibt, wie wir vorgehen, was wir dafür von Ihnen benötigen und womit Sie zeitlich rechnen sollten.

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Ausgangslage

Wie schnell ein Datenraum steht

Die Einrichtung der Plattform selbst dauert Stunden, nicht Tage. Der Aufwand liegt an anderer Stelle: im Festlegen einer Indexstruktur, die zum Objekt und zum Transaktionstyp passt, im Beschaffen der Unterlagen aus verstreuten Quellen und im sauberen Einordnen. Wird diese Arbeit erst in der Due Diligence nachgeholt, kostet sie Zeit und führt zu Rückfragen der Interessenten.

Wie lange die Vorbereitung dauert, hängt an fünf Faktoren.

Erstens an der Zahl der Objekte. Ein einzelnes Bestandsgebäude verhält sich anders als ein Portfolio mit zwanzig Liegenschaften, bei dem jede Objektakte denselben Aufbau erhalten muss.

Zweitens am Transaktionstyp. Beim Share Deal kommt die vollständige Gesellschaftsebene hinzu. Beim Forward Deal treten Bauverträge, Sicherheiten und Terminplanung an die Stelle der Bestandsdokumentation.

Drittens am Zustand der Unterlagen: Liegen die Mietverträge unterschrieben und mit allen Nachträgen vor oder nur als Entwurf? Sind die Bestandspläne nachgeführt? Gibt es ein aktuelles Brandschutzkonzept?

Viertens an der Zulieferung durch Dritte: Hausverwaltung, Facility Management, Steuerberater, Rechtsanwalt und Behörden. Dieser Punkt bestimmt in der Praxis die Gesamtdauer.

Fünftens an Ihren eigenen Freigaben. Anlageausschuss, Investment Committee oder Beirat tagen zu festen Terminen. Bei regulierten Vehikeln kommen die Zustimmung der Verwahrstelle und die Ankaufs- oder Verkaufsbewertung durch externe Bewerter hinzu, die ihrerseits einen vollständigen Unterlagenstand voraussetzt. Diese Termine bestimmen den Zeitplan mit und gehören von Anfang an in den Meilensteinplan.

Als Orientierung: Ein einzelnes Objekt mit geordneter Aktenlage lässt sich in gut zwei bis drei Wochen in einen belastbaren Datenraum überführen. Bei lückenhafter Dokumentation oder bei Portfolios sind vier bis acht Wochen realistisch. Sie können den Datenraum auch früher öffnen und parallel befüllen, solange klar dokumentiert ist, welche Kapitel noch offen sind. Was Sie vermeiden sollten, ist ein Datenraum, der Vollständigkeit suggeriert, ohne sie zu haben.

Vorgehen

Sieben Schritte von der ersten Abstimmung bis zum Archiv

Der Ablauf ist bei jedem Projekt gleich. Der Aufwand je Schritt verschiebt sich mit Objektzahl, Transaktionstyp und Aktenlage.

Erstgespräch und Zielbild

Am Anfang steht kein Systemzugang, sondern die Klärung des Zwecks. Wir besprechen, was der Datenraum leisten soll: einen Verkaufsprozess mit mehreren Bietern, eine Finanzierungsanfrage bei Banken, die laufende Bestandsdokumentation über die Haltephase oder eine Verwertung im Insolvenzverfahren. Daraus ergeben sich Struktur, Rechtekonzept und Phasenmodell. Wir klären zugleich den zeitlichen Rahmen, den vorgesehenen Adressatenkreis und die Frage, welche Informationen erst nach Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung sichtbar werden. In den Meilensteinplan gehören von Anfang an auch Ihre eigenen Gremientermine. Vor dem ersten Upload schließen wir den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

  • Zweck festlegen: Transaktion, Finanzierung, Bestandsführung oder Verwertung
  • Transaktionstyp bestimmen: Asset Deal, Share Deal, Portfolio, Forward Deal
  • Zeitplan und Meilensteine, insbesondere Termin der Marktansprache
  • Gremien- und Freigabetermine auf Ihrer Seite in den Zeitplan aufnehmen
  • Adressatenkreis und Phasenmodell: was sehen Interessenten wann
  • Projektverantwortliche auf beiden Seiten benennen
  • Auftragsverarbeitungsvertrag und Verzeichnis der Unterlagenquellen

Indexstruktur festlegen

Der Index entscheidet über die Qualität des gesamten Datenraums. Grundlage ist ein Kapitelbaum nach immobilienwirtschaftlicher Systematik, wie ihn institutionelle Due-Diligence-Prozesse verwenden. Wir ergänzen ihn um die Kapitel, die dort häufig nur knapp angelegt sind: Versicherungen samt Schadenhistorie, Betriebskosten und Umlagefähigkeit, ESG und Energie sowie die Bewirtschaftungsverträge mit ihren Kündigungsfristen. Beim Share Deal legen wir die Gesellschaftsebene als zweiten Hauptast an: Gesellschaftsvertrag und Gesellschafterbeschlüsse, Handelsregisterauszug und Anteilshistorie, Jahresabschlüsse der letzten drei Geschäftsjahre, Steuererklärungen und Betriebsprüfungsberichte, Darlehens- und Sicherheitenverträge sowie Zustimmungs- und Change-of-Control-Klauseln aus Miet-, Darlehens- und Dienstleistungsverträgen. Für die grunderwerbsteuerliche Prüfung gehört die Beteiligungshistorie der vergangenen zehn Jahre dazu. Bei einem Portfolio wird jedes Objekt zur ersten Indexebene und erhält denselben Kapitelbaum, ergänzt um ein übergreifendes Kapitel für konsolidierte Auswertungen und Rahmenverträge. Bei einem Erbbaurecht legen wir ein eigenes Kapitel an: Erbbaurechtsvertrag mit Nachträgen, Erbbauzins und Anpassungsklausel, Zustimmungserfordernisse zur Veräußerung und Belastung, Heimfall- und Entschädigungsregelungen. Bei Wohnungs- und Teileigentum kommen hinzu: Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung, Aufteilungsplan und Abgeschlossenheitsbescheinigung, Beschluss-Sammlung, Protokolle der letzten drei Jahre, Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen, Stand der Erhaltungsrücklage, beschlossene Sonderumlagen, Verwaltervertrag und eine etwaige Veräußerungszustimmung nach Paragraf 12 WEG. Die Systematik ist an institutionellen Prüfprozessen ausgerichtet, damit sich Prüfer auf Investorenseite im Index schnell zurechtfinden.

  • Kapitelbaum nach immobilienwirtschaftlicher Systematik als Grundlage, objektbezogen erweitert
  • Gesellschaftsebene ergänzen bei Share Deal, Kapitel 0 bei Portfolio
  • Eigene Kapitel für Erbbaurecht sowie Wohnungs- und Teileigentum
  • Objekt-IDs und einheitliche Dateibenennung festlegen
  • ESG-, Versicherungs- und Betriebskostenkapitel ausdifferenzieren
  • Vollständigkeitsmatrix aufsetzen: Objekt mal Dokumentklasse
  • Abstimmung des Index mit Ihnen und gegebenenfalls Ihrem Berater

Datenraum aufsetzen und Rollen anlegen

Wir richten den Datenraum auf unserer eigenen Infrastruktur in einem Rechenzentrum in Deutschland ein und übertragen den abgestimmten Index in den Ordnerbaum. Das Rechenzentrum nutzen wir als Colocation: Der Betreiber stellt Fläche, Strom und Anbindung, die Systeme betreiben wir selbst. Er wird im Auftragsverarbeitungsvertrag als Unterauftragnehmer benannt. Anschließend legen wir das Rollen- und Rechtekonzept an. Berechtigungen werden je Gruppe, Ordner und Dokument vergeben, nach dem Need-to-know-Prinzip. Getrennte Bietergruppen sehen einander nicht. Wir konfigurieren die Sichtbarkeit dynamischer Wasserzeichen, die Einstellungen für Ansicht, Download und Druck sowie das Q&A-Modul mit Themenkategorien und Zuständigkeiten. Das Aktivitätsprotokoll läuft ab dem ersten Zugriff mit.

  • Instanz einrichten, Index in den Ordnerbaum überführen
  • Gruppen anlegen: Verkäuferseite, Berater, Bietergruppen, Finanzierer
  • Rechte je Ordner: nur Ansicht, Download, Upload, Administration
  • Wasserzeichen, Druck- und Downloadregeln je Gruppe festlegen
  • Zugänge personenbezogen anlegen, Administratorkonten getrennt führen
  • Q&A-Kategorien, Fachverantwortliche und Freigabeweg konfigurieren

Unterlagen einsammeln und einordnen

Dies ist der arbeitsintensivste Schritt. Die Unterlagen liegen selten an einem Ort: Grundbuchauszug und Grundakte beim Grundbuchamt, in der Regel über den Notar abgerufen, Kaufvertrag beim Notar oder in Ihrer Rechtsabteilung, Mietverträge, Mieterliste und Nebenkostenabrechnungen bei der Hausverwaltung, Wartungs- und Prüfprotokolle beim Facility-Dienstleister, Steuerbescheide beim Steuerberater, Baugenehmigungen und Behördenauskünfte bei den zuständigen Ämtern. Wir sprechen diese Quellen an, sofern Sie uns dazu bevollmächtigen, und übernehmen die Bestände in beliebigem Zustand. Anschließend ordnen wir jedes Dokument fachlich ein, benennen es nach der vereinbarten Konvention und versehen es mit den nötigen Metadaten. Große Bestände laden wir gebündelt hoch; Scans werden per Texterkennung durchsuchbar gemacht.

  • Anforderungsliste je Quelle: Verwaltung, FM, Steuerberater, Anwalt, Behörden
  • Übernahme in jedem Format: Ordnerstrukturen, Archive, Einzeldateien, Scans
  • Massen-Upload, Texterkennung für gescannte Unterlagen, Volltextindexierung
  • Fachliche Einordnung jedes Dokuments statt Ablage nach Dateiname
  • Mieterliste zum Stichtag, abgeglichen mit den Verträgen: Flächen, Laufzeiten und Optionen, Indexierung, Mietfreiperioden und Zuschüsse, Rückstände, Leerstand und Mietsicherheiten einschließlich Verbleib der Bürgschaftsoriginale
  • Versionsstände klären: unterschriebene Fassung statt Entwurf
  • Nachtragsketten bei Mietverträgen zusammenführen und auf Vollständigkeit abgleichen

Prüfung auf Vollständigkeit und personenbezogene Daten

Vor der Öffnung gehen wir den Bestand gegen die Vollständigkeitsmatrix durch und erstellen eine Fehlliste. Regelmäßig fehlen dieselben Positionen. Beim Grundbuch sind es die Eintragungsbewilligungen aus der Grundakte: Der Inhalt von Dienstbarkeiten, Reallasten und Grundschulden steht erst dort, nicht im Auszug zu den Abteilungen II und III. Bei valutierenden Grundschulden kommen Zweckerklärungen, Valutastände und Löschungsbewilligungen für die Lastenfreistellung hinzu. Weiter fehlen häufig der Auszug aus dem Baulastenverzeichnis – und in Bayern und Brandenburg, wo es keine Baulast gibt, die Prüfung der entsprechenden Dienstbarkeiten im Grundbuch sowie der Alteintragungen aus der Zeit vor 1994. Ebenso Tekturen, Auflagenerfüllungsnachweise und Genehmigungen für Nutzungsänderungen. Bei den Mietverträgen fehlen unterschriebene oder in Textform vereinbarte Nachträge, weil Lücken in der Nachtragskette die Bindungsdauer langfristiger Mietverträge berühren können (Form nach Paragraf 550 in Verbindung mit Paragraf 578 BGB; für Gewerbemietverhältnisse genügt seit dem 1. Januar 2025 die Textform, für Altverträge gelten Übergangsfragen). Die rechtliche Bewertung nimmt Ihr Berater vor. Wir sorgen dafür, dass die Kette vollständig und datiert im Datenraum liegt. Häufig sind außerdem Mieterliste und Vertragsbestand nicht deckungsgleich, oder Bürgschaftsoriginale sind nicht auffindbar. Es fehlen wiederkehrende Prüfungen und Wartungsnachweise aus der Betreiberverantwortung sowie Verbrauchsdaten je Medium über drei Jahre. Gesondert fordern wir früh die Auskünfte mit den längsten Laufzeiten an: Altlasten- und Bodenschutzkataster sowie Kampfmittelverdacht, Denkmaleigenschaft und denkmalrechtliche Erlaubnisse, Erschließungs-, Anlieger- und Ablösungsbescheide, sanierungs- und umlegungsrechtliche Vermerke, das Zeugnis zum gemeindlichen Vorkaufsrecht und den Energieausweis nach dem Gebäudeenergiegesetz, der bei Verkauf vorzulegen und zu übergeben ist. Parallel prüfen wir den Bestand auf personenbezogene Daten. Mieterdaten, Personalunterlagen und Korrespondenz werden vor der ersten Phase geschwärzt oder pseudonymisiert, soweit sie für die Prüfung nicht erforderlich sind.

  • Abgleich gegen die Vollständigkeitsmatrix, dokumentierte Fehlliste
  • Gezielte Nachforderung offener Unterlagen mit Frist und Zuständigkeit
  • Grundakte zu den Abteilungen II und III, Löschungsbewilligungen für die Lastenfreistellung
  • Hinweis auf typische Lücken: öffentlich-rechtliche Sicherungen, Nutzungsänderungen, Form und Datierung der Nachträge
  • Abweichungen zwischen Mieterliste und Vertragsbestand, Verbleib der Bürgschaftsoriginale
  • Behördenauskünfte mit langer Laufzeit früh anstoßen, Energieausweis prüfen
  • Prüfung auf personenbezogene Daten, Schwärzung vor Freigabe
  • Festlegen, welche Kapitel in Phase 1 und welche erst später sichtbar sind
  • Sichtprüfung aus Nutzersicht je Gruppe vor der Öffnung

Freigabe der Nutzer und Start

Nutzer werden erst freigeschaltet, wenn Sie es anweisen. Wir legen die Zugänge gruppenweise an, gleichen sie mit den vorliegenden Vertraulichkeitsvereinbarungen ab und versenden die Einladungen. Vor dem Versand kontrollieren wir jede Gruppe in der Ansicht, die der jeweilige Nutzer tatsächlich erhält, damit keine Freigabe versehentlich zu weit reicht. Externe Nutzer benötigen keine Schulung; wo gewünscht, führen wir Ihr Team in einer kurzen Sitzung durch Struktur, Q&A und Auswertungen. Ab diesem Zeitpunkt sehen Sie in den Berichten, wer welchen Bereich in welchem Umfang gesichtet hat.

  • Nutzerlisten je Gruppe erfassen, Abgleich mit Vertraulichkeitsvereinbarungen
  • Kontrolle der Sichtbarkeit aus Sicht jeder einzelnen Gruppe
  • Einladungen versenden, Erstanmeldung begleiten
  • Kurze Einweisung für Ihr Team, Ansprechpartner für Rückfragen benennen
  • Aktivitätsberichte einrichten: wer sieht welchen Bereich wie intensiv
  • Gruppen und Rechte lassen sich auch im laufenden Prozess anpassen

Betrieb, Q&A, Abschluss und Archiv

Im laufenden Prozess betreuen wir den Datenraum. Fragen der Interessenten laufen über das Q&A-Modul zentral ein, werden kategorisiert, an die zuständigen Fachverantwortlichen auf Ihrer Seite verteilt und nach Ihrer Freigabe beantwortet. Sie entscheiden je Frage, ob die Antwort nur dem Fragesteller oder allen Gruppen zugänglich wird. Nachgereichte Unterlagen ordnen wir laufend ein, ohne die Struktur zu verändern. Zum Phasenwechsel schalten wir weitere Kapitel frei. Nach Abschluss wird der Datenraum geschlossen und in ein signiertes Archiv überführt: der vollständige Dokumentenbestand mit Index, die Q&A-Historie und ein Auszug des Aktivitätsprotokolls, übergeben als geschlossenes Paket. Das Archiv dokumentiert, welcher Beteiligte wann welche Unterlage einsehen konnte, und bleibt unabhängig von unserem System lesbar.

  • Q&A-Steuerung: Kategorien, Zuständigkeiten, Fristen, Freigabe durch Sie
  • Sichtbarkeit der Antworten je Frage: Fragesteller oder alle Gruppen
  • Laufende Einordnung nachgereichter Unterlagen, Versionsführung
  • Phasenwechsel: Freischaltung weiterer Kapitel nach Ihrer Anweisung
  • Schließen des Datenraums, Entzug aller externen Zugänge
  • Signiertes Abschlussarchiv mit Index, Q&A-Historie und Protokollauszug
Ihre Seite

Was wir von Ihnen brauchen

Der größte Teil der Arbeit liegt bei uns. Ohne Ihre Mitwirkung geht es an drei Stellen dennoch nicht.

Erstens brauchen wir einen festen Ansprechpartner auf Ihrer Seite mit Entscheidungsbefugnis. Zweitens die Erlaubnis, Ihre Dienstleister direkt anzusprechen. Eine kurze Nachricht Ihrerseits an Hausverwaltung, Facility Management und Steuerberater, dass wir die Unterlagen anfordern dürfen, beschleunigt die Beschaffung erheblich, weil Rückfragen zur Berechtigung entfallen. Drittens Ihre Entscheidungen darüber, welche Information wann für wen sichtbar wird.

Unterlagen liefern Sie in dem Zustand, in dem sie vorliegen. Sie müssen nichts sortieren, umbenennen oder vorstrukturieren. Ungeordnete Bestände sind für uns der Normalfall, nicht die Ausnahme. Sortieren Sie bitte auch nichts aus: Was fachlich nicht in den Datenraum gehört, entfernen wir; was Sie vorab aussortieren, sehen wir nie.

Unsere Seite

Was Sie von uns bekommen

Sie erhalten keinen leeren Ordnerbaum mit Zugangsdaten, sondern einen aufgesetzten, gefüllten und geprüften Datenraum, dessen Struktur institutionelle Prüfer wiedererkennen. Aufgebaut wird er von Immobilienfachleuten, nicht von einem Support-Team mit Ticketnummer.

Zur Einrichtung gehört die Dokumentation: das Rollen- und Rechtekonzept in schriftlicher Form, die Vollständigkeitsmatrix mit der offenen Fehlliste und ein Statusbericht, aus dem hervorgeht, welche Kapitel belastbar sind und wo nachgearbeitet werden muss. Die Fehlliste zeigt Ihnen, an welchen Stellen in der Due Diligence Rückfragen zu erwarten sind.

Im Betrieb haben Sie einen festen Ansprechpartner, der Ihr Objekt kennt. Wir sind eine kleine, spezialisierte Einheit. Das bedeutet: kurze Wege, direkte Erreichbarkeit und derselbe Gesprächspartner vom Erstgespräch bis zur Archivübergabe.

Eine Abgrenzung gehört dazu: Wir prüfen die Aktenlage, nicht die Rechtslage. Die rechtliche Würdigung bleibt bei Ihren Beratern.

Planung

Typische Zeitschiene

Die Angaben sind Erfahrungswerte für ein einzelnes Bestandsobjekt mit durchschnittlicher Aktenlage. Die Schritte zwei bis vier laufen teilweise parallel; die Summe der Einzelwerte ist deshalb nicht die Gesamtdauer. Bei Portfolios, Share Deals oder lückenhafter Dokumentation verlängern sich vor allem die Schritte vier und fünf. Es handelt sich um Planungsgrößen, nicht um zugesagte Fristen.

SchrittDauerWer
Erstgespräch und Zielbild1 WerktagSie und wir
Indexstruktur festlegen1 bis 3 WerktageWir, Abstimmung mit Ihnen
Datenraum aufsetzen und Rollen anlegen1 bis 2 WerktageWir
Unterlagen einsammeln und einordnen5 bis 20 WerktageIhre Quellen liefern, wir ordnen ein
Prüfung auf Vollständigkeit und personenbezogene Daten2 bis 5 WerktageWir, Rückfragen an Sie
Freigabe der Nutzer und Start1 WerktagWir, nach Ihrer Freigabe
Betrieb, Q&A, Abschluss und ArchivLaufzeit des Prozesses, Archivierung 2 bis 5 WerktageWir, Antworten durch Ihre Fachverantwortlichen
Ausgangslagen

Wenn schon etwas vorhanden ist

Nicht jedes Projekt beginnt bei null. Vier Ausgangslagen kommen regelmäßig vor.

Übernahme eines bestehenden Datenraums

Sie betreiben bereits einen Datenraum bei einem anderen Anbieter, sind mit Struktur, Betreuung oder Kostenlage aber nicht zufrieden. Wir übernehmen den Bestand, gleichen die vorhandene Gliederung gegen die immobilienwirtschaftliche Systematik ab und bauen sie um, wo sie nicht trägt. Was im Altsystem an Gliederung und Benennung brauchbar ist, übernehmen wir, soweit der bisherige Anbieter es exportiert.

  • Export beim bisherigen Anbieter, Übernahme mit Struktur, soweit exportierbar
  • Abgleich der bestehenden Gliederung, Umbau nur wo fachlich nötig
  • Übernahme der Q&A-Historie, soweit sie exportierbar ist
  • Neuaufbau des Rechtekonzepts, keine Übernahme gewachsener Freigaben

Migration aus Cloud-Speicher

Der Bestand liegt in einem allgemeinen Cloud-Speicher oder auf einem Netzlaufwerk, gewachsen über Jahre, mit Dubletten, unklaren Versionsständen und Dateinamen, die nur der Ersteller versteht. Wir übernehmen den gesamten Ordnerbaum, bereinigen ihn und überführen ihn in die Indexstruktur. Ein Ordnerbaum ist kein Datenraum, denn ihm fehlen Rechtevergabe, Protokollierung und Nachvollziehbarkeit.

  • Übernahme kompletter Ordnerbäume und Archive, auch bei großen Beständen
  • Dublettenerkennung, Klärung der Versionsstände, einheitliche Benennung
  • Texterkennung für Scans, Aufbau der Volltextsuche über den Gesamtbestand
  • Trennung von Arbeitsständen und freigabefähigen Dokumenten

Digitalisierung von Papier

Bauakten, Mietvertragsordner und Behördenkorrespondenz liegen in Papierform, häufig verteilt auf Objekt, Verwaltung und Archiv. Wir organisieren die Digitalisierung, machen die Scans per Texterkennung durchsuchbar und ordnen sie in den Index ein. Den Scandienstleister setzen wir als Unterauftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein. Er wird im Auftragsverarbeitungsvertrag benannt, arbeitet in Deutschland, und Transport sowie Verbleib der Originale werden dokumentiert. Bei alten Bauakten ist das oft der Punkt, an dem sich zeigt, welche Genehmigungen und Nachträge tatsächlich vorliegen und welche nur vermutet wurden.

  • Erfassung des Papierbestands, Abstimmung von Umfang und Reihenfolge
  • Scannen einschließlich großformatiger Pläne, Texterkennung, Verschlagwortung
  • Fachliche Einordnung in den Index statt Ablage als Sammel-PDF
  • Scandienstleister als benannter Unterauftragsverarbeiter, Transportweg dokumentiert
  • Rückgabe oder Verbleib der Originale nach Ihrer Vorgabe

Verwertung aus der Insolvenz

Zum Objektkapitel kommen Eröffnungsbeschluss und Bestellungsurkunde, der das Objekt betreffende Auszug aus dem Masseverzeichnis, der Stand der Grundpfandrechte mit den Absonderungsrechten und etwaigen Ablösevereinbarungen, laufende Zwangsversteigerungs- und Zwangsverwaltungsverfahren sowie der Nachweis der erforderlichen Zustimmung des Gläubigerausschusses. Die Unterlagen des Schuldners sind regelmäßig unvollständig; die dokumentierte Fehlliste ist hier der eigentliche Ertrag der Einrichtung.

  • Verfahrensunterlagen: Eröffnungsbeschluss, Bestellungsurkunde, Masseverzeichnisauszug
  • Grundpfandrechte, Absonderungsrechte und Ablösevereinbarungen dokumentieren
  • Laufende Zwangsversteigerungs- und Zwangsverwaltungsverfahren abbilden
  • Zustimmungserfordernisse des Gläubigerausschusses im Index nachweisen
  • Rekonstruktion aus verstreuten Restbeständen, Fehlliste als Arbeitsgrundlage
Häufige Fragen

Fragen zum Ablauf

Wie früh sollten wir mit der Einrichtung beginnen?

Wir empfehlen, spätestens vier Wochen vor der geplanten Marktansprache zu starten, bei Portfolios und Share Deals eher acht Wochen. Der Grund liegt nicht in der Technik, sondern in der Zulieferung: Auskünfte von Behörden, etwa zu öffentlich-rechtlichen Sicherungen, Altlasten und Genehmigungen, sowie Unterlagen von Dienstleistern haben eigene Laufzeiten, die sich nicht beschleunigen lassen. Hinzu kommen Ihre eigenen Gremien- und Freigabetermine. Wer den Datenraum erst mit Beginn der Due Diligence aufbaut, führt den Prozess mit einer unvollständigen Grundlage und muss laufend nachliefern.

Können wir starten, obwohl uns Unterlagen fehlen?

Ja, das ist der Normalfall. Vollständigkeit zum Zeitpunkt der Öffnung ist selten. Entscheidend ist, dass die Lücken bekannt und dokumentiert sind: Wir arbeiten mit einer Vollständigkeitsmatrix und weisen offene Kapitel als offen aus, statt sie zu verschweigen. Damit können Sie den Prozess starten und parallel nachliefern. Problematisch ist allein der Datenraum, dessen Lücken nicht ausgewiesen sind. Für die Aufklärung kommt es zudem nicht nur darauf an, dass eine Unterlage im Datenraum liegt, sondern auch darauf, wann sie eingestellt wurde und wer sie sehen konnte. Beides hält das Aktivitätsprotokoll fest. Ob ein Dokument über die Einstellung hinaus gesondert angesprochen wird, entscheiden Sie mit Ihrem Rechtsberater; die Struktur des Datenraums soll dafür die Grundlage liefern, nicht sie ersetzen.

Wer pflegt den Datenraum im laufenden Betrieb?

In der Regel wir. Sie liefern nachgereichte Unterlagen und die fachlichen Antworten auf Q&A-Fragen, wir übernehmen Einordnung, Rechtevergabe, Fristenverfolgung und Berichte. Wenn Sie den Datenraum lieber selbst führen möchten, ist auch das möglich; wir richten ihn dann ein, schulen Ihr Team und stehen für Rückfragen zur Verfügung. Beide Modelle lassen sich im laufenden Projekt wechseln.

Was passiert nach Abschluss der Transaktion?

Der Datenraum wird geschlossen, alle externen Zugänge werden entzogen, und Sie erhalten das signierte Abschlussarchiv. Die Daten in unserem System löschen wir anschließend nach den im Auftragsverarbeitungsvertrag vereinbarten Fristen. Alternativ führen wir den Datenraum als Bestandsdatenraum weiter, sodass die Dokumentation über die Haltephase gepflegt wird und beim nächsten Verkauf kein Neuaufbau nötig ist.

Was kostet die Einrichtung?

Der Preis richtet sich nach Aufwand, nicht nach einer Paketliste. Maßgeblich sind Zahl der Objekte, Umfang und Zustand der Unterlagen, Transaktionstyp, gewünschte Betreuungstiefe und Laufzeit. Nach dem Erstgespräch und einer kurzen Sichtung des vorhandenen Bestands erhalten Sie ein Angebot mit klar getrennten Positionen für Einrichtung, Digitalisierung und laufenden Betrieb. Preis auf Anfrage.

STRATON Datenraum

Ihr Datenraum steht in wenigen Tagen

Schildern Sie uns Anlass, Objekt- oder Portfolioumfang und Zeitplan. Sie erhalten innerhalb eines Werktags eine Rückmeldung und ein Angebot zum Festpreis – unverbindlich.

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Antwort innerhalb eines Werktags Betrieb in einem Rechenzentrum in Deutschland Auftragsverarbeitungsvertrag zu jedem Datenraum Verschwiegenheit, NDA auf Wunsch